1. Resumen del puesto

2. Responsabilidades clave

• Comunícate con los clientes para entender las solicitudes de servicio y los requisitos del proyecto.
  
  
• Prepara presupuestos usando Housecall Pro, seleccionando los elementos adecuados del menú de servicio según las necesidades del cliente.
  
  
• Crea presupuestos personalizados para solicitudes no estándar cuando sea necesario.
  
  
• Proporciona explicaciones claras sobre precios, expectativas de calendario y alcance del servicio.
  
  

• Procesa las aprobaciones de clientes y pedidos de servicio a través de Housecall Pro.
  
  
• Asigna técnicos adecuados según el conjunto de habilidades, disponibilidad y tipo de puesto.
  
  
• Optimiza los horarios semanales de trabajo para mayor eficiencia y satisfacción del cliente.
  
  
• Mantén la comunicación con los clientes respecto a las fechas de cita y las asignaciones de técnicos.
  
  

• Emite facturas a los clientes a través de Housecall Pro.
  
  
• Haz un seguimiento de los pagos, verifica los depósitos y haz seguimiento de los saldos pendientes.
  
  
• Registra los pagos de los proveedores y las transacciones de gastos internos usando Mercury.
  
  
• Mantén registros financieros precisos para la presentación mensual.
  
  

• Revisa las tarjetas de horas y asistencia de los técnicos usando Housecall Pro.
  
  
• Apoya la preparación de nóminas comunicando discrepancias de tiempo, correcciones o ajustes de horario.
  
  
• Mantén registros de notas de finalización de trabajos, fotos de calidad y comentarios de los clientes.
  
  

• Prepara y publica ofertas de empleo en CareerPlug u otras plataformas de empleo.
  
  
• Realiza entrevistas iniciales de selección para puestos de manitas y administrativos.
  
  
• Coordina los flujos de trabajo de contratación, incluyendo la creación de cartas de oferta (Word/Excel).
  
  
• Haz comprobaciones de antecedentes a través de ADP y completa la documentación de incorporación.
  
  
• Mantén los paquetes de incorporación y asegúrate de que los nuevos empleados completen los formularios requeridos.
  
  

• Preparar informes operativos y de KPI para el franquiciador, incluyendo resúmenes mensuales de rendimiento, utilización de técnicos y métricas financieras.
  
  
• Participa en reuniones regulares con la sede de la franquicia (correo electrónico / Zoom).
  
  
• Asegurar el cumplimiento de los estándares de franquicia y los procesos operativos.
  
  

• Mantén documentación organizada, incluyendo contratos, presupuestos, facturas, registros de nóminas e información sobre proveedores.
  
  
• Apoyar las actividades de cumplimiento, la incorporación de proveedores, la documentación de compras y las mejoras internas del flujo de trabajo.
  
  
• Asistir al Presidente/CEO con la planificación operativa, la escalada de clientes y el apoyo al desarrollo de negocio.
  
  

3. Titulaciones requeridas

• Dominio empresarial en japonés (oral y escrito).
  
  
• Buenas habilidades de comunicación en inglés.
  
  
• De 2 a 4 años de experiencia en operaciones, programación, atención al cliente, administración de oficina u otros cargos similares.
  
  
• Capacidad para realizar varias tareas a la vez y gestionar un alto volumen de trabajos, mensajes y solicitudes de clientes.
  
  
• Experiencia con herramientas de software como CRM, programación, facturación o sistemas de nóminas.
  
  
• Sólidas habilidades organizativas y atención al detalle.
  
  
• Dominio de Microsoft Word, Excel y sistemas basados en la nube.
  
  

4. Cualificaciones preferidas

• Experiencia con Housecall Pro, CareerPlug o ADP.
  
  
• Experiencia trabajando en servicios a domicilio, construcción, gestión de propiedades o franquicias.
  
  
• Experiencia trabajando con empresas o clientes japoneses.
  
  
• Capacidad para mejorar los flujos de trabajo y proponer mejoras operativas.
  
  

5. Responsabilidad de supervisión

• Aunque este puesto no supervisa directamente a los técnicos, el Director de Operaciones coordina sus asignaciones de puestos, gestiona el flujo de tareas y supervisa el cumplimiento administrativo.
  
  

6. Entorno de trabajo

• En oficina con comunicación híbrida (teléfono, correo electrónico, Zoom).
  
  
• Coordinación con técnicos de campo que trabajan en las casas de los clientes.
  
  
• Requiere comunicación rápida y respuestas oportunas a las necesidades operativas.